一级情况
如果出现工作中演出人员或技术人员的意外事故，对外发布的内容是：我们将尽力确保这些人的生命安全，我们要照顾好每一个人，使他们能够很好的演出。工作任务包括：协调信息的发布、协调外部问题、不断监测新的信息。需要共同协调处理情况的机构包括：主办方、医院、活动场所。
(2)二级情况
如果有人请求政治避难，组织机构不作官方的评论。对外发布的内容是：我们正在试图了解实际情况。工作任务重点是协调处理和媒体的关系。需要共同协调处理情况的机构包括：加拿大移民局、中国大使馆。如果北京文化周的组织出现违法行为，对此发布的内容是：我们正在试图了解实际情况，待了解详情后再通知你们。我们保证类似事件不再发生，涉及的人员正在处理中。
工作任务包括；协调消息的发布、与相关机构沟通、了解相关信息，并依实际情况的影响来决定是否终止活动。如果发生和平的示威游行活动，对此发布的内容是：人们有示威的权利，我们尊重这个权利。而避免说：这是一个自由国家，这是很正常的。作任务包括：协调消息的发布、与相关机构沟通、了解相关信息。
(3)三级情况
如果发生意外事故导致死亡，对此发布的内容是：我们深表遗憾，我们会通知死者亲属，并做好善后工作。工作任务包括：协调消息的发布、与相关机构沟通、了解相关信息、慰问死者亲属。
如果发生强烈示威游行和出现过激行动，对此发布的内容是：文化周期间出现这种情况我们感到非常遗憾，但是这不会给文化周和两个城市间的文化交流蒙上巨大的阴影。
工作任务仍然是：协调消息的发布、与相关机构沟通、了解相关信息、与当地政府共同处理已经发生的情况。当然，最终的北京文化周是顺利圆满的，这些情况都没有发生，但对风险的规划让组织者能够对在活动的过程中万一发生的问题做到有备无患。