的前提下,一个好的工程项目采购策略应当充分利用外部市场环境为工程项目整体带来利益。
充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关工程项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如,结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等,了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息,所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求工程项目组织建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的,良好的市场机制包括:
建立同一类货物的价格目录,以便采购者能进行比较和选择,充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。对市场情况进行分析和研究,做出市场变化的预测,使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时,能有可靠而有效的依据作为参考。
只有建立了良好的市场信息机制,才能在工程项目采购中做到“知己知彼”,并对采购环境有充分的了解和把握,这使得采购者能处于供需双方的有利地位,获得价格上的优势,不仅取得高质量的货物或服务,也能取得成本上的利益。因此,在工程项目采购管理中充分利用采购环境,建立良好的市场信息机制,同样是有效降低采购成本的途径之一。
六、供应商的管理
基于长期的降低采购成本的理念出发,在工程项目的采购管理中应该贯穿一个“供应商管理”的思想,也即把对供应商的管理纳入工程项目采购管理的一个部分。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低工程项目采购中的成本有很大的好处。
1、与供应商建立直接的战略伙伴关系。对于采购方来说,一旦确定了可以长期合作的供应商,应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则,建立一种双赢的合作关系,使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势,也使供应商拥有长期稳定的大客户,以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立,能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。
2、供应商行为的绩效管理。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理,以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。比如,建立供应商绩效管理的信息系统、对供应商进行评级、建立量化的供应商行为绩效指标等等,并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作:增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等,对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为,保证优质及时供货,从而有效地降低工程项目采购总成本。
七、全流程成本控制概念
在探讨工程项目采购管理中降低成本的问题时,应该确立采购全流程成本的概念,我们所应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时,降低采购成本不仅指降低采购工程项目本身的成本,还要考虑相关方面的利益,成本就像在U型管中的水银,压缩这边的成本,那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其他方面的反映,这种成本降低是不会体现在工程项目采购管理的利润之中的。所以,需要建立这种全流程成本的概念,来达到对整个工程项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低,还应该从工程项目采购的全过程来衡量成本上的收效,从工程项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样,我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。