4 费用类型和管理报告的要求
费用类型（Cost Types）是指在费用控制过程中不同阶段所代表的费用账目，在费用分类中通常有6种与工作范围相关的费用类型：1）项目预算；2）已承诺费用；3）未承诺费用；4）预计完工费用；5）费用偏差。6) 实际支出费用
项目预算 (Budget)：正式批准投给项目的资金叫做项目预算。请注意，这里的预算并不等同于国内以统一定额计算出的工程造价。
已承诺费用 (Committed Cost)：在法律上已承诺付款的费用，即使还没有交付产品，或者既没有开具发票，也没有付款。一般是通过签订合同，发出采购单或确认变更通知等方式做出承诺。
未承诺费用 (Uncommitted Cost)：在已经批准的项目预算内可以花费，但还未被承诺的费用。
预计完工费用 (Projected Cost)：项目或部件完成时的预期费用, 也指已承诺费用和未承诺费用加在一起。
费用偏差 (Cost Variance): 是指项目预算和预计完工费用之间的差值。
实际支出费用 (Actual Cost)：已完成工作中实际发生并被记录在案的费用，也可进一步分解为支付和保留金。
实质上，不同的费用控制报告都是从以矩阵列表显示，以费用类别为水平行列，对应到各个不同的费用类型的垂直栏位上(如图4: 项目费用管理系统数据逻辑关系)。可以看到，某个费用类别在不同费用类型中的数字会随着项目的进展而不断更新。
5 费用控制的难处
项目成本管理人员要实时地、动态地控制费用，准确地、全面地收集各种各样有关费用数和信息，然后处理和分析，并汇总成不同的费用控制报告（如图1：项目费用控制任务一览图）。过程中，成本控制人员往往会遇到下列问题而感到力不从心：
1) 项目范围经常变动，设计不断修改，引致项目预算也要随着调整而产生不同的版本。哪个版本最新？哪个版本已获批准？哪个版本才是当前的费用控制基准？
2) 发包和采购包通常另有其人或由其它部门负责。怎样保证他人不会做出超过批准预算的承诺？当有必要超支时，成本控制人员怎样可主动和积极地提供协助？怎样能最快拿到已经或即将作承诺费用的数据？
3) 成本控制人员可能都充分掌握费用单位价格数据，但要计算已完成工作费用和预测剩余工作费用，便要清楚了解当前施工现场情况。到底某建设部份已完成工作量是多少？尚未完成的工作量是多少？已完成的工作量是否与一些已确认的设计变更有关？未完成的工作量是否已被取消？
4) 建设项目出现索赔或索偿已越来越普遍。费用控制人员要对这些风险做出合理准确的评估，就必须自身或从项目团队其他成员中获取足够的数据和信息。单位高层最害怕的就是看到表面无问题的费用报告中，并未包括这些隐性费用，而却在项目完工结账时才逐一暴露出来。
实际上，费用控制难处的核心就是一个“变”字。项目费用控制人员很难在“千变万化”和信息源分散的情况下向项目经理提供及时正确的报告。一个普遍的现实是，费用控制人员只是一个被动的“记者”角色，将已发生的费用情况向项目经理报告，而很少能真正发挥“控制”及“管理”的功能。边干边算或干完才算的情况似乎被公认为施工项目的“认可”办法。
6 项目费用管理系统
在现今市场竞争日益激烈，事事追求效益效率的形势下，越来越多的建设方和承包方已经意识到要采用计算机、软件、网络等信息化手段，来协助单靠手工很难处理好的费用控制功能。如上述提到根据费用类别和费用