日前，山东省住房和城乡建设厅出台《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（以下简称《通知》）。
《通知》指出，从2011年1月1日起，山东省建设工程档案归集实行“两书一证”制度，未签署合同书（责任书）的，不予办理施工许可或规划许可手续；未出具预验收意见书的，不准进行竣工验收，不予办理竣工验收备案手续或不予规划核查；未按规定向城建档案管理机构移交工程档案并取得合格证的，不予受理房屋产权初始登记申请。
山东省住房和城乡建设厅相关负责人介绍，从2011年1月1日起，山东省统一使用山东省住房和城乡建设厅印制的《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》《山东省建设工程档案预验收意见书》《山东省建设工程档案合格证》（简称“两书一证”）。
不签《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》就是违规施工。《通知》要求，建设部门核发建设工程施工许可证或规划部门核发建设工程规划许可证前，工程所在地城建档案管理机构必须与建设单位签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，并将工程竣工后须移交的工程档案内容和要求告知建设单位。未签署《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》的，不予办理施工许可或规划许可手续。《通知》还要求，涉及地下管线的建设项目，规划部门核发建设工程规划许可证时，应要求建设单位报送管线现状资料，并提供城建档案管理机构或工程所在地政府指定的管线信息管理机构出具的管线查询证明。涉及挖掘道路的建设项目，特别是地下管线工程，建设部门或城管部门在核发施工许可证时，还应要求建设单位提交既有地下管线安全监护方案。
先出具《山东省建设工程档案预验收意见书》，后竣工验收。《通知》提出，建设部门办理建设工程竣工验收备案手续或规划部门核发建设工程竣工规划验收合格证，必须将《山东省建设工程档案预验收意见书》作为必备要件。未出具《山东省建设工程档案预验收意见书》的，不准进行竣工验收，不予办理竣工验收备案手续或不予规划核查。建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请工程所在地城建档案管理机构进行工程档案预验收。城建档案管理机构要按照既保证重要审批文件和技术资料不缺失又方便行政相对人的原则，在接到申请后5个工作日内完成预验收，预验收合格的出具《山东省建设工程档案预验收意见书》；预验收不合格的，必须将整改意见一次性明确告知建设单位，并要求建设单位在规定期限内补充完善相关资料。
房屋产权登记须取得《山东省建设工程档案合格证》。《通知》还指出，房管部门受理房屋产权初始登记申请，必须将《山东省建设工程档案合格证》作为必备要件。未按规定向城建档案管理机构移交工程档案并取得《山东省建设工程档案合格证》的，不予受理房屋产权初始登记申请。城建档案管理机构要督促建设单位在工程竣工验收及备案后3个月内移交符合《建设工程文件归档整理规范》〔GB/T50328—2001〕的工程档案，并核发《山东省建设工程档案合格证》。
此外，从2011年1月1日起，原山东省建设委员会制定的《山东省建设工程档案移交规定》（鲁建发〔1999〕50号）废止。山东省各市现行的建设工程档案归集管理有关制度和规定，应按《通知》要求予以调整。山东省住房和城乡建设厅将定期或不定期对《通知》执行情况进行督查，对拒不执行《通知》的单位及其责任人，将在山东省建设系统内通报批评。