[摘 要]本文通过当今一个倍受关注的领域项目管理中一个重要的内容方向项目采购管理分析,探讨在项目的采购管理中,从项目资金的合理使用角度出发,降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率的几条管理措施。
[关键词]项目管理；成本控制
工程项目管理是指从事工程项目管理的企业(以下简称工程项目管理企业)受业主委托,按照合同约定,代表业主对工程项目的组织实施进行全过程或若干阶段的管理和服务。现代项目管理的知识体系被划分为9个知识领域,其中包括项目采购管理。项目的执行除了需要必备的人力资源之外,还必须具备相应的设备、设施、原材料、零件、服务和其它物质资源,离开了这些物质资源,再高明的项目经理也不可能按要求完成项目的任务,在市场经济条件下,这些产品和服务是通过采购活动来实现的。从执行组织以外通过采购取得项目所需要的产品或服务,就是所谓的项目的采购管理。Meredith在《项目管理管理新视角》中提到:“在采购设备、原材料和分包服务的过程中,我们必须清楚的界定出特定的需要,并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”在现实的项目采购操作中,要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。但是,我们却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制,来有效的降低采购成本,从而使项目资金达到最优的配置,用有限的资金获取尽可能多的资源,这是我们在项目采购管理中所能够实现的成本目标。以下,就将从成本控制的角度来逐一论述在项目采购管理中降低采购成本的一些措施。
一、制定采购预算与估计成本
制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面,同时也不仅仅是组织政策的一种延伸,它还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用。制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化项目采购管理中资源的调配,从而达到控制项目采购成本的目的。
二、供应商的选择
供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分,项目采购时应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的承包商提供均等的机会,一方面体现市场经济运行的规则,另一方面也能对采购成本有所控制,提高项目实施的质量。因此,在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。第一,选择供应商的数量。供应商数量的选择问题,实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说,单一货源增加了项目资源供应的风险,也不利于对供应商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说,批量供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。第二,选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购,四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。我们认为,在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物;并且多种招标方式的合理组合使用,也将有助于提高采购效率和质量,从而有利于控制采购成本。
三、采购环境的利用
项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响,外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是